Im Dezember bedankt ihr euch alle gegenseitig für die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Und jetzt darf man auch kurz eine ruhige Zeit mit der Familie haben. Aber nur bis zum 2. Januar, bitte. Das dürfen auch Unternehmen, von denen man seit elf Monaten nur Rechnungen bekommen hat. Dazu eine mit KI gestaltete Schneeflocke. Okay … was soll der Kunde jetzt mitnehmen? Im Kampf um Aufmerksamkeit reicht das Kärtchen nicht mehr. Ihr müsst unter den zwölf anderen Karten auffallen.
Das könnte zum Beispiel gelingen, indem eure Weihnachtspost einen kleinen Nutzen stiftet. Vielleicht braucht der Betrieb Ersatzteile, bevor er pausiert. Oder er muss wissen, wen er zwischen den Feiertagen erreicht. Eure freundliche Mail darf solche Dinge erledigen und trotzdem nach Menschen klingen, wie wir finden.
Hier sind fünf Dinge, die ihr euch sparen könnt.
Ein Dankeschön ohne Bezug
„Wir bedanken uns für die stets vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit“ passt leider auf fast jede Weihnachtskarte seit Erfindung des Farbdruckers. Wenn ihr persönlich schreibt, nennt lieber etwas, das ihr gemeinsam erlebt habt. „Danke, dass ihr bei der Umstellung so schnell Rückmeldung gegeben habt. Das hat die Abstimmung für beide Teams leichter gemacht.“
Wichtige Termine im Kleingedruckten
Auf drei Absätze Jahresrückblick folgt ganz unten der Hinweis auf die Betriebsruhe. Der Kunde findet ihn dann an dem Tag, an dem niemand mehr ans Telefon geht. Besser ist eine klare Zwischenüberschrift mit der Information, die er braucht. „Unser Versand pausiert vom 24. bis 31. Dezember. Sendet eure Ersatzteilanfrage bitte bis zum 11. Dezember; wir bestätigen euch anschließend, ob die Lieferung vorher möglich ist.“
Ein Jahresrückblick nur über euch
Ihr habt neue Räume, eine Messe besucht und ein Gruppenfoto vor der Kaffeemaschine gemacht. Freut uns. Was davon hilft dem Leser? Wenn es tatsächlich eine neue Serviceanleitung gibt, könntet ihr schreiben: „Für die Wartung im Januar haben wir die Anleitung zum Filterwechsel überarbeitet. Ihr findet darin die benötigten Werkzeuge und die Reihenfolge der Arbeitsschritte.“ Verlinkt dann genau diese vorhandene Anleitung.
Ein Rabatt aus Verlegenheit
Im B2B wirkt ein pauschaler Nachlass seltsam. Hilfreicher kann eine konkrete Vorbereitung sein: „Wenn ihr im Januar eine Erweiterung plant, schickt uns vorab ein Foto der Einbausituation und die vorhandene Zeichnung.“
Ein Kontaktweg ohne zuständige Person
„Bei Fragen sind wir jederzeit für Sie da“ klingt echt nett. Es wird aber ein bisschen unangenehm, wenn das Postfach bis Januar niemand liest. Schreibt, was tatsächlich gilt. Zum Beispiel: „Für bestehende Servicefälle nutzt bitte die bekannte Servicenummer und haltet eure Vorgangsnummer bereit. Neue Projektanfragen beantworten wir nach unserer Betriebsruhe.“
Vor dem Versand einmal aus Kundensicht lesen
Prüft Betreff und Termine mit den zuständigen Kollegen. Ist klar, was der Empfänger jetzt tun kann und bis wann? Führt der Link zur richtigen Information? Gilt die Aussage für den gesamten Verteiler? Entfernt alles, was nach einer Zusage klingt, die euer Team nicht halten kann.
Ein konkreter Hinweis, ein ehrliches Danke und ein passender Gruß reichen häufig. Eure Schneeflocke kann bleiben, aber sie sollte nicht einfach ohne Grund kommen …
